Matrimonio all'aperto: tensostruttura, gazebo, luci e catering

Un matrimonio all'aperto, in giardino o in una villa senza sala, si regge su poche scelte fatte per tempo: dove mangiano gli ospiti, cosa succede se piove, da dove arrivano luce e corrente, dove cucina il catering. Misure tecniche, prezzi indicativi e permessi generali sono nelle pagine di categoria, a partire da quella sul noleggio di tensostrutture.

Cosa serve e in che ordine prenotarlo

L'elenco di base è questo: un posto coperto per gli ospiti, un piano B per la pioggia, il catering con la sua cucina, il pavimento dove il terreno lo richiede, luci, corrente e bagni. L'ordine conta, perché i fornitori più richiesti si esauriscono e ognuno dipende dalle misure degli altri.

1. Da dodici a nove mesi prima. Fissa data, luogo e numero indicativo di invitati, poi blocca il catering: per un sabato tra maggio e settembre conviene farlo anche un anno prima.
2. Da nove a sei mesi prima. Fai un sopralluogo con chi monterà la tensostruttura e con il catering: misure, fondo, pendenze, accesso del camion, punti acqua e contatore. Decidi il piano B e chiedi i preventivi.
3. Da sei a tre mesi prima. Conferma tensostruttura, gazebo, pavimento, luci, corrente e bagni, e chiedi in Comune cosa serve per musica e orari.
4. Uno o due mesi prima. Prepara la pianta con tavoli, buffet, pista, cucina e percorsi. Il numero definitivo di ospiti va al catering entro la data del contratto.
5. La settimana del matrimonio. Segui le previsioni e conferma gli orari di consegna e montaggio. Una tensostruttura di 10 × 20 m su terreno pronto si monta in genere in mezza giornata o una giornata; con pavimento e impianti può servire più tempo.
6. Il giorno dopo. Smontaggio, ritiro e un giro di controllo in giardino.

Il piano B per la pioggia

Il piano B si decide quando prenoti, non la settimana prima. Le strade sono tre:

• Tensostruttura montata comunque. È la scelta più sicura: la cena è al coperto in ogni caso e, se c'è il sole, apri o togli le pareti laterali. Con le pareti trasparenti vedi il giardino anche quando piove.
• Struttura in opzione. Chiedi al noleggiatore se accetta una prenotazione da confermare più vicino alla data, fino a quando puoi decidere e quanto costa rinunciare. In alta stagione non contarci troppo.
• Sala al chiuso. Se la location ne ha una, controlla che contenga davvero tutti gli invitati seduti, con buffet e musica.

Pensa anche ai momenti all'aperto: rito, aperitivo, foto. Un gazebo per l'aperitivo e un passaggio coperto tra cucina e tensostruttura evitano corse sotto l'acqua.

La pioggia però non è l'unico rischio. Ogni tensostruttura è calcolata per un vento massimo: chiedi al fornitore qual è e chi controlla il meteo durante la festa. Se è prevista un'allerta per vento forte o temporali, il piano B è un edificio dove far entrare gli ospiti, non la tensostruttura. Il giorno prima controlla il bollettino di allerta della protezione civile della tua Regione.

Quanto spazio serve per gli ospiti?

Per una cena con tutti seduti a tavola calcola da 1 a 1,5 m² a persona; per un aperitivo in piedi da 0,75 a 1 m². Con buffet, bar, pista da ballo o musica dal vivo aggiungi circa il 20%.

La cucina del catering non entra in questi conti: va in un gazebo o in una struttura a parte, vicina ma separata dagli ospiti. Se tra gli invitati c'è chi usa la carrozzina, lascia passaggi larghi tra i tavoli.

Tensostruttura o gazebo?

Il gazebo va bene per un matrimonio piccolo, con 20-30 persone, e per gli spazi di servizio anche in quelli grandi: aperitivo, bar, buffet, angolo della torta, cucina del catering. Ogni modulo arriva al massimo a 6x6 e i moduli si affiancano con le grondaie. Trovi tipi e misure tra i gazebo a noleggio.

Per una cena con molti invitati seduti insieme di solito conviene una tensostruttura: un unico ambiente senza pali in mezzo, chiudibile su tutti i lati, con pavimento e luci. Spesso la soluzione è mista: tensostruttura per la cena, gazebo per il resto. Le aziende sono divise per regione e provincia: per esempio le tensostrutture a Milano e provincia o quelle a Roma e provincia.

Serve il pavimento?

Su un cortile, una terrazza o un piazzale pavimentato spesso no. Su prato, terreno umido o in pendenza una pedana in legno livellata evita fango e dislivelli: se piove nei giorni prima, il prato sotto i tavoli può diventare fango, e su prato e ghiaia i tacchi affondano. Valuta almeno una pedana per la pista da ballo e una per musicisti e sposi; per una pedana bassa o un piccolo palco guarda le aziende di noleggio palchi e pedane. Con il pavimento chiedi anche le rampe.

Luci e corrente

Luci

All'aperto la luce serve a due cose: creare l'atmosfera e far vedere dove si mettono i piedi. Per l'atmosfera si usano catene luminose sopra i tavoli o tra gli alberi, tende luminose sul soffitto della tensostruttura, luminarie con archi o spalliere lungo un viale. Per la sicurezza servono luci su percorsi, parcheggio, scalini e bagni, luci di lavoro per il catering e, dentro la tensostruttura, l'illuminazione di emergenza: chiedila nel preventivo.

Scegli LED a luce calda, da 2.700-3.000 K, e materiale adatto all'esterno, con prese e connessioni protette dalla pioggia. Gli allestimenti più grandi li progettano e montano le aziende di luminarie per feste e matrimoni.

Corrente: allaccio o generatore?

Catering, luci, musica e magari riscaldamento assorbono molta potenza. Chiedi a ogni fornitore quanti kW gli servono, sommali e confrontali con quelli disponibili: per la maggior parte delle abitazioni la potenza impegnata è di 3 kW, che non bastano per una festa con catering e musica.

Le strade sono due. Puoi chiedere al tuo fornitore di energia come attivare una fornitura temporanea e in quanto tempo, oppure noleggiare un generatore insonorizzato. Il generatore va all'aperto, lontano da tensostruttura, finestre e ospiti, perché produce monossido di carbonio; serve carburante per tutta la sera e qualcuno che sappia gestirlo. A chi realizza quadro, cavi e prese chiedi la dichiarazione di conformità dell'impianto.

Il catering in una location senza cucina

Molti catering cucinano sul posto anche dove la cucina non c'è, ma hanno bisogno di uno spazio pensato per loro. Prima del sopralluogo chiedi:

• quanti metri coperti servono e se il gazebo o la struttura li porta il catering o devi noleggiarli tu;
• quanta potenza elettrica serve per forni, frigoriferi e macchina del caffè;
• dove prendere l'acqua potabile e dove scaricare quella sporca;
• il percorso tra cucina e tavoli, meglio se coperto e illuminato;
• dove vanno rifiuti, vuoti e cassette.

La cucina va separata dagli ospiti ma non troppo lontana, su un fondo in piano. Misure, organizzazione e sicurezza di una cucina sotto il gazebo sono nella guida al gazebo per catering; per il servizio confronta le aziende di catering per eventi.

Bagni

Conta i bagni disponibili in casa o nella location. Se non bastano, noleggia bagni chimici o mobili: almeno uno accessibile a chi usa la carrozzina, con lavamani, luce e un percorso illuminato. Mettili lontano da cucina e tavoli, ma facili da trovare.

Quali permessi servono?

Per un matrimonio in un giardino privato le pratiche sono poche, ma vanno controllate:

• Pubblico spettacolo. Una festa a cui si entra solo su invito personale, senza biglietto e senza pubblicità, di norma non è pubblico spettacolo. Se il ricevimento è in una location che organizza eventi per mestiere, chiedi quali autorizzazioni ha già.
• Tensostruttura. Una struttura temporanea su terreno privato, rimossa entro 180 giorni, rientra di norma nell'edilizia libera, con una comunicazione di avvio dei lavori al Comune, salvo vincoli o regole locali.
• Musica e orari. Limiti di rumore e orari dipendono dal Comune: chiedi fino a che ora si può suonare all'aperto.
• SIAE. Se c'è musica e la festa non è a casa tua, per esempio in una villa in affitto o in un agriturismo, uno degli sposi chiede online il permesso SIAE per le feste private. Nel giardino di casa propria non serve.
• Suolo pubblico. Serve solo se occupi strada o marciapiede, per esempio con il camion durante il montaggio, il generatore o i parcheggi: in quel caso chiedi l'autorizzazione e paghi il canone unico.

Le regole cambiano da Comune a Comune: una telefonata all'ufficio tecnico o al SUAP qualche mese prima evita sorprese. Per un quadro completo leggi la guida ai permessi per gli eventi all'aperto.

Le voci del budget

I costi cambiano molto con zona, stagione e servizi compresi, quindi qui trovi le voci, non i prezzi. Le cifre indicative sono nelle tabelle delle pagine di categoria su tensostrutture, gazebo, catering e luminarie.

• tensostruttura: struttura, teli, trasporto, montaggio e smontaggio, giorni di noleggio;
• pavimento, pedane, moquette e rampe;
• gazebo per aperitivo, bar e cucina;
• catering a persona, bevande, torta, personale e ore in più;
• tavoli, sedie e tovagliato, se non li porta il catering;
• luci decorative, di servizio e di emergenza;
• corrente: generatore e carburante, oppure fornitura temporanea;
• riscaldamento o climatizzazione;
• bagni chimici o mobili;
• musica, service audio e pedana;
• pratiche e canoni comunali, permesso SIAE, se servono.

Tieni una quota per gli imprevisti del meteo, per esempio un giorno in più di noleggio se il montaggio slitta. Quando hai data, luogo e numero di ospiti, chiedi un preventivo gratuito per la tensostruttura: la richiesta arriva alle aziende che lavorano nella tua zona.

Checklist del matrimonio all'aperto

• Data, luogo e numero indicativo di invitati.
• Catering prenotato e sopralluogo fatto insieme al noleggiatore della tensostruttura.
• Piano B deciso e un edificio dove riparare gli ospiti in caso di allerta meteo.
• Tensostruttura calcolata sugli ospiti seduti, più buffet e pista; gazebo per aperitivo, bar e cucina.
• Pavimento o pedane dove il terreno lo richiede, con le rampe.
• Luci decorative, di servizio e di emergenza.
• Potenza elettrica sommata e soluzione scelta: fornitura temporanea o generatore.
• Acqua, percorso coperto e area rifiuti per il catering.
• Bagni sufficienti, almeno uno accessibile.
• Comune sentito per musica, orari e, se serve, suolo pubblico; permesso SIAE se la festa non è a casa tua.
• Documenti dei fornitori: dichiarazione di corretto montaggio, conformità dell'impianto elettrico, polizza di responsabilità civile.